Assistant·e de direction auprès du bureau du Directeur de la Direction des relations mondiales et de la coopération
OECD
Full-time
On-site
Paris Île-de-France France
Company Description
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.
La Direction des relations mondiales et de la coopération (GRC) apporte son soutien à la mise en œuvre des Orientations stratégiques du Secrétaire général en coordonnant les relations de l’Organisation avec les pays partenaires et avec d’autres organisations internationales. Elle conseille le Cabinet du Secrétaire général et d’autres directions de l’OCDE quant aux moyens de renforcer la coopération les principaux pays, régions et organisations partenaires. GRC assure également le secrétariat du Comité des relations extérieures (CRE) de l’OCDE et aide ses membres à parvenir à un consensus sur les priorités en matière de relations mondiales, tout en veillant à ce que les partenaires concernés par les travaux de l’Organisation y soient véritablement associés.
Le Bureau du Directeur de GRC recherche un assistant ou une assistante de direction dynamique et expérimenté·e, qui aura pour mission de veiller au fonctionnement efficient du Bureau du Directeur en favorisant une bonne circulation de l’information, en assurant le suivi de la mise en œuvre des décisions et en s’acquittant d’un large éventail de tâches exécutives, administratives et d’organisation. La personne retenue aura une forte orientation clients, sera expérimentée dans l’adaptation des méthodes de travail à l’évolution technologique et appréciera la perspective de travailler dans un environnement dynamique où le rythme est soutenu. Elle rendra compte au Directeur de la Direction des relations mondiales/Sherpa pour le G7, le G20 et l’APEC et travaillera en coopération étroite avec le Directeur adjoint et la Responsable de bureau de GRC, tout en assurant la liaison et la coordination avec l’ensemble des divisions de GRC et d’autres services pertinents de l’OCDE.
Job Description
Elle sera appelée à exercer les fonctions suivantes :
Responsabilités principales :
Organiser et préparer les missions officielles du Directeur, du Directeur adjoint, de la Conseillère principale, des conseillers auprès du Bureau du Directeur et d’autres membres du Bureau, en tant que de besoin, et notamment réserver le transport et l’hébergement, effectuer les demandes de visas, traiter les notes de frais et procéder à d’autres activités de suivi. Veiller à ce que le Directeur et le Directeur adjoint disposent en amont de tous les éléments d’information, documents et renseignements contextuels nécessaires. S’assurer que les dossiers relatifs aux réunions du Directeur et du Directeur adjoint sont à jour.
Opérer un suivi et un traçage des demandes émanant du Cabinet du Secrétaire général, de la Directrice exécutive et d’autres domaines de l’Organisation, en veillant au respect des délais et au traitement dans les temps de la correspondance, et en coordonnant les actions de suivi avec les membres du personnel de GRC, le cas échéant.
Gérer les réunions et assurer la communication et la liaison. Apporter son assistance pour l’organisation des réunions et manifestations du CRE à Paris et à l’étranger, qu’il s’agisse de réunions en personne ou de réunions en format hybride, qui nécessiteront d’effectuer de la conception web pour les inscriptions en ligne, de gérer les aspects informatiques liés aux réunions (Zoom, etc.), de contribuer à la communication relative à ces manifestations, d’assurer la coordination avec les équipes chargées de la réservation des salles et de préparer les salles de réunion.
Veiller au respect du protocole, en collaboration avec le Cabinet du Secrétaire général et les partenaires. Entretenir des contacts étroits avec toutes les parties prenantes dans l’optique d’une communication fluide sur tous les aspects logistiques des réunions.
Prendre des notes lors des réunions, élaborer des projets de compte rendu succinct, des exposés et des notes d’information, rédiger et réviser des rapports, effectuer des travaux préparatoires de recherche et en présenter les conclusions, en tant que de besoin.
Fournir un appui administratif aux autres membres de l’équipe, à la demande du Directeur.
Assurer la liaison et contribuer à des relations de travail efficaces avec l’Unité de gestion centrale (CMU) et d’autres assistants ou assistantes au sein du Secrétariat.
S’acquitter d’autres tâches administratives, telles que la commande des fournitures de bureau, la coordination du suivi des présences et des absences au sein du Bureau du Directeur et diverses demandes administratives ponctuelles.
Autres tâches :
Assurer la tenue des dossiers sous format électronique et sur papier.
Effectuer les tâches administratives générales requises pour assurer le bon fonctionnement du Bureau.
S’acquitter d’autres tâches connexes, le cas échéant.
Qualifications
Profil idéal
Formation
Bon niveau d’instruction secondaire.
Une formation en gestion administrative ou en qualité de secrétaire/assistant·e constituerait un avantage.
Expérience professionnelle
Expérience avérée d’assistant·e en lien avec la présente offre d’emploi, acquise de préférence au sein d’une organisation internationale.
Excellente connaissance des règles et procédures administratives de l’Organisation, ou aptitude avérée à apprendre et assimiler rapidement de nouvelles règles et procédures.
Une expérience de la mise à jour de contenus de sites web constituerait un atout.
Outils
Excellente connaissance et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et aptitude à maîtriser rapidement les logiciels couramment utilisés dans l’Organisation, par exemple, ONE Author, ONE Members & Partners, ONE communities, ONE Secretariat, SAP Missions, SAP Invitations, Système de gestion des événements, Système de réservation des salles de conférence, SRP et SRM.
Compétences clés
Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.
Langues
Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau.
La connaissance d’autres langues serait un atout.
Additional Information
Date de clôture
Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 19 octobre 2025 à 23h59 (heure de Paris).
Durée du contrat
La présente offre d’emploi vaut pour plusieurs postes. Le type d’engagement sera déterminé en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé dans l’offre d’emploi qui sera communiquée à la personne retenue.
Ce qu’offre l’OCDE
Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 5 134.64 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
Cliquez ici pour consulter les Statut, règlement et instructions applicables aux agents de l’Organisation. Veuillez noter que depuis le 1er juillet 2025, toute personne nommée agent·e est engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidat·es jugé·es aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement de durée indéterminée ou déterminée.
Processus de sélection
Pour les personnes retenues à l’issue de la présélection, la procédure de recrutement pourrait comporter un entretien sous forme d’enregistrement vidéo, une évaluation des compétences professionnelles et un entretien avec un jury.
Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.
L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.
La Direction des relations mondiales et de la coopération (GRC) apporte son soutien à la mise en œuvre des Orientations stratégiques du Secrétaire général en coordonnant les relations de l’Organisation avec les pays partenaires et avec d’autres organisations internationales. Elle conseille le Cabinet du Secrétaire général et d’autres directions de l’OCDE quant aux moyens de renforcer la coopération les principaux pays, régions et organisations partenaires. GRC assure également le secrétariat du Comité des relations extérieures (CRE) de l’OCDE et aide ses membres à parvenir à un consensus sur les priorités en matière de relations mondiales, tout en veillant à ce que les partenaires concernés par les travaux de l’Organisation y soient véritablement associés.
Le Bureau du Directeur de GRC recherche un assistant ou une assistante de direction dynamique et expérimenté·e, qui aura pour mission de veiller au fonctionnement efficient du Bureau du Directeur en favorisant une bonne circulation de l’information, en assurant le suivi de la mise en œuvre des décisions et en s’acquittant d’un large éventail de tâches exécutives, administratives et d’organisation. La personne retenue aura une forte orientation clients, sera expérimentée dans l’adaptation des méthodes de travail à l’évolution technologique et appréciera la perspective de travailler dans un environnement dynamique où le rythme est soutenu. Elle rendra compte au Directeur de la Direction des relations mondiales/Sherpa pour le G7, le G20 et l’APEC et travaillera en coopération étroite avec le Directeur adjoint et la Responsable de bureau de GRC, tout en assurant la liaison et la coordination avec l’ensemble des divisions de GRC et d’autres services pertinents de l’OCDE.
Job Description
Elle sera appelée à exercer les fonctions suivantes :
Responsabilités principales :
Organiser et préparer les missions officielles du Directeur, du Directeur adjoint, de la Conseillère principale, des conseillers auprès du Bureau du Directeur et d’autres membres du Bureau, en tant que de besoin, et notamment réserver le transport et l’hébergement, effectuer les demandes de visas, traiter les notes de frais et procéder à d’autres activités de suivi. Veiller à ce que le Directeur et le Directeur adjoint disposent en amont de tous les éléments d’information, documents et renseignements contextuels nécessaires. S’assurer que les dossiers relatifs aux réunions du Directeur et du Directeur adjoint sont à jour.
Opérer un suivi et un traçage des demandes émanant du Cabinet du Secrétaire général, de la Directrice exécutive et d’autres domaines de l’Organisation, en veillant au respect des délais et au traitement dans les temps de la correspondance, et en coordonnant les actions de suivi avec les membres du personnel de GRC, le cas échéant.
Gérer les réunions et assurer la communication et la liaison. Apporter son assistance pour l’organisation des réunions et manifestations du CRE à Paris et à l’étranger, qu’il s’agisse de réunions en personne ou de réunions en format hybride, qui nécessiteront d’effectuer de la conception web pour les inscriptions en ligne, de gérer les aspects informatiques liés aux réunions (Zoom, etc.), de contribuer à la communication relative à ces manifestations, d’assurer la coordination avec les équipes chargées de la réservation des salles et de préparer les salles de réunion.
Veiller au respect du protocole, en collaboration avec le Cabinet du Secrétaire général et les partenaires. Entretenir des contacts étroits avec toutes les parties prenantes dans l’optique d’une communication fluide sur tous les aspects logistiques des réunions.
Prendre des notes lors des réunions, élaborer des projets de compte rendu succinct, des exposés et des notes d’information, rédiger et réviser des rapports, effectuer des travaux préparatoires de recherche et en présenter les conclusions, en tant que de besoin.
Fournir un appui administratif aux autres membres de l’équipe, à la demande du Directeur.
Assurer la liaison et contribuer à des relations de travail efficaces avec l’Unité de gestion centrale (CMU) et d’autres assistants ou assistantes au sein du Secrétariat.
S’acquitter d’autres tâches administratives, telles que la commande des fournitures de bureau, la coordination du suivi des présences et des absences au sein du Bureau du Directeur et diverses demandes administratives ponctuelles.
Autres tâches :
Assurer la tenue des dossiers sous format électronique et sur papier.
Effectuer les tâches administratives générales requises pour assurer le bon fonctionnement du Bureau.
S’acquitter d’autres tâches connexes, le cas échéant.
Qualifications
Profil idéal
Formation
Bon niveau d’instruction secondaire.
Une formation en gestion administrative ou en qualité de secrétaire/assistant·e constituerait un avantage.
Expérience professionnelle
Expérience avérée d’assistant·e en lien avec la présente offre d’emploi, acquise de préférence au sein d’une organisation internationale.
Excellente connaissance des règles et procédures administratives de l’Organisation, ou aptitude avérée à apprendre et assimiler rapidement de nouvelles règles et procédures.
Une expérience de la mise à jour de contenus de sites web constituerait un atout.
Outils
Excellente connaissance et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et aptitude à maîtriser rapidement les logiciels couramment utilisés dans l’Organisation, par exemple, ONE Author, ONE Members & Partners, ONE communities, ONE Secretariat, SAP Missions, SAP Invitations, Système de gestion des événements, Système de réservation des salles de conférence, SRP et SRM.
Compétences clés
Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.
Langues
Parfaite maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (le français et l’anglais) et connaissance de l’autre langue, que la personne retenue s’engage à porter à un bon niveau.
La connaissance d’autres langues serait un atout.
Additional Information
Date de clôture
Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 19 octobre 2025 à 23h59 (heure de Paris).
Durée du contrat
La présente offre d’emploi vaut pour plusieurs postes. Le type d’engagement sera déterminé en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé dans l’offre d’emploi qui sera communiquée à la personne retenue.
Ce qu’offre l’OCDE
Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 5 134.64 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
Cliquez ici pour consulter les Statut, règlement et instructions applicables aux agents de l’Organisation. Veuillez noter que depuis le 1er juillet 2025, toute personne nommée agent·e est engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidat·es jugé·es aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement de durée indéterminée ou déterminée.
Processus de sélection
Pour les personnes retenues à l’issue de la présélection, la procédure de recrutement pourrait comporter un entretien sous forme d’enregistrement vidéo, une évaluation des compétences professionnelles et un entretien avec un jury.
Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.
L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.