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Chef(fe) de bureau et coordinateur(trice) d’événements

OECD
On-site
Paris Île-de-France France
Description de l'entreprise

L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations partout dans le monde. En étroite collaboration avec les gouvernants, les autres décideurs ainsi que les représentants de la société civile, nous établissons des normes internationales et proposons des solutions fondées sur des données factuelles en réponse à toute une série de défis sociaux, économiques et environnementaux. De l’amélioration des performances économiques à la création d’emplois, de la promotion de systèmes éducatifs efficaces à la lutte contre la fraude fiscale internationale, nous sommes un forum et un centre de connaissances uniques. Nous fournissons des données, analyses et conseils sur les politiques publiques tout en facilitant le partage d’expériences et de bonnes pratiques.

L’Agence internationale de l’énergie (AIE) est une organisation intergouvernementale qui œuvre en faveur de la sécurité des approvisionnements énergétiques, de la croissance économique et de la durabilité environnementale en promouvant la coopération dans le domaine des politiques énergétiques. L’AIE fonctionne en tant qu’organe autonome au sein de l’OCDE. L’OCDE et l’AIE recherchent l’une et l’autre des occasions de collaborer avec un nombre croissant de non-Membres qui jouent un rôle de plus en plus important dans l’économie mondiale. L’AIE entend favoriser la contribution du secteur de l’énergie au développement économique et à la durabilité environnementale dans le monde entier.

Le Club climat œuvre en faveur de la décarbonation de l’industrie en tant que forum de haut niveau ouvert, inclusif et ambitieux. Composé pour l’heure de 43 membres et en pleine expansion, le Club climat a été créé lors de la 28e Conférence des Parties à la Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques (COP28) et a exercé depuis une influence déterminante sur le discours international au croisement de la protection du climat, de la croissance économique et de l’industrie. Conscient du fait que les pays se caractérisent par des points de départ et des stratégies différents, qui peuvent avoir des répercussions internationales (telles que des « fuites de carbone »), le Club climat promeut la coopération pour accélérer les efforts de décarbonation de l’industrie. Ses membres œuvrent notamment à l’élaboration de définitions et de normes communes pour les produits industriels verts et à la mise au point d’approches correspondantes pour mesurer les émissions. En outre, le Club climat renforce le soutien apporté à la décarbonation de l’industrie dans les pays émergents et en développement. Son Secrétariat est hébergé conjointement par l’OCDE et l’Agence internationale de l’énergie (AIE).

L’OCDE et l’AIE recrutent un(e) Chef(fe) de bureau et coordinateur(trice) d’événements pour le Secrétariat du Club climat, qui rejoindra l’équipe dans les locaux de l’AIE et de l’OCDE. Ce(tte) Chef(fe) de bureau et coordinateur(trice) d’événements travaillera en coopération étroite avec le (la) Chef(fe) du Secrétariat et exercera ses fonctions à la fois dans les bureaux de l’AIE et dans ceux de l’OCDE.

Description du poste

Administration et gestion du bureau

Gérer le bureau et servir de point de contact administratif pour le Secrétariat du Club climat, en travaillant en étroite collaboration avec le (la) Chef(fe) du Secrétariat et d’autres, y compris les membres. Cela pourrait recouvrir par exemple les activités suivantes :

Planifier, organiser et coordonner les déplacements de membres du personnel, notamment en s’occupant des réservations et formalités liées aux voyages ainsi que du traitement des demandes de remboursement, en constituant les dossiers d’information, et en apportant son concours pour la préparation des rapports de mission.
Aider le (la) Chef(fe) du Secrétariat et les membres de l’équipe à établir des rapports sur les ressources humaines (RH), à gérer le budget et à assurer la liaison avec l’équipe chargée des finances.
Contribuer à la préparation des contrats, des demandes de recrutement et des ordres de paiement aux experts invités et aux consultants extérieurs.
Administrer de manière efficace un système de gestion des dossiers (portant notamment sur les parties prenantes aux activités du Club climat et contenant leurs coordonnées) ainsi que des systèmes structurés de recherche documentaire et de gestion de l’exécution des tâches.
Jouer le rôle de point de contact administratif pour les relations avec les membres du Club climat et les partenaires extérieurs, en assurant des interactions positives et en favorisant la collaboration.
Préparer divers documents écrits, y compris des lettres, des courriels, des rapports, des textes destinés à être diffusés sur internet, etc.

Soutien au (à la) Chef(fe) du Secrétariat :

Gérer l’emploi du temps du (de la) Chef(fe) du Secrétariat du Club climat (organiser les rendez-vous, les réunions d’information et recevoir/assister les visiteurs et visiteuses).
Contribuer à la réalisation des activités quotidiennes du Secrétariat du Club climat, en veillant à ce que les délais soient respectés et à ce que le personnel soit tenu informé.

Coordination d’événements

Organiser des réunions et des conférences, notamment en réservant les salles, en établissant la liste des participant(e)s et en exécutant des tâches de secrétariat pendant les réunions.
Collaborer avec les autres membres de l’équipe pour contribuer à l’organisation et à la concrétisation des réunions du Club climat (en présentiel ou en distanciel), notamment de celles de l’Organe des membres. La personne retenue pourrait se voir confier les tâches suivantes :

Contribuer à l’organisation du voyage et de l’hébergement des participant(e)s.
Veiller à ce que les équipements et autres aspects logistiques soient adaptés à l’événement organisé.

Rédiger, réviser et diffuser des documents écrits.

Qualifications

Formation :

Formation postsecondaire, idéalement assortie d’une formation à la gestion d’événements ou de bureau, ou expérience équivalente acquise dans le cadre de fonctions similaires.

Expérience professionnelle :

Au moins cinq ans d’expérience concrète acquise dans le cadre de fonctions administratives pertinentes. Excellents antécédents, étayés par de solides références.
Excellent sens de l’organisation et capacités avérées de gestion administrative.
Excellentes capacités de rédaction, de communication et de gestion des parties prenantes.
Aptitude à se familiariser rapidement avec les systèmes administratifs, les règles et les procédures de l’Organisation.
Une expérience de la gestion d’événements serait un atout.

Outils :

Excellente connaissance et expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint) ainsi que de Teams.
Aptitude à maîtriser rapidement les logiciels couramment utilisés dans l’Organisation, tels que eOSG, eCouncil, eShare, Clearspace, SharePoint, Vignette, SAP Missions, le système de gestion des événements (EMS), le système de réservation des salles de conférence (CRMS), O.N.E. Author, SRP et Prism.

Informations complémentaires

Compétences clés

Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
Il existe trois niveaux possibles par compétence, le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant.
Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Informations complémentaires

Date de clôture

Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 23 février 2025 à 23h59 (heure de Paris).

Processus de sélection

Les candidat(e)s qui auront franchi cette étape seront invité(e)s à passer le test écrit et/ou l’entretien vidéo qui devrai(en)t être organisé(s) vers le début-mars puis, le cas échéant, à se soumettre à l’entretien collégial prévu pour mi-mars.
Ce recrutement vise à établir une liste de présélection ; plusieurs candidat(e)s pourront être présélectionné(e)s, après quoi d’autres entretiens suivront afin d’évaluer l’adéquation des profils avec les besoins spécifiques de l’Agence.

Durée du contrat

Engagement d’une durée déterminée jusqu'au 31 décembre 2026

Veuillez noter que, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Ce qu’offre l’OCDE

Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 4 422.72 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
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Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une optimisation de l’emploi de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à y contribuer activement.